Jatkuva tiedonkeruu
Vuoden 2026 alusta on siirrytty vuosittaisesta toimintatilastoinnista jatkuvan tiedonkeruun malliin. Tältä sivulta löydät ohjeita ja lisätietoa uudistukseen liittyen.
27.5.2026 raportin nimi muutettiin tapahtumaraportista toimintaraportiksi ja samalla osastojen toiveesta lomakkeeseen lisättiin mahdollisuus raportoida osaston sisäisestä toiminnasta, kuten vapaaehtoisten keskenään järjestämistä harjoituksista, kokouksista ja toiminnan suunnittelusta. Katso lisätietoja usein kysytyistä kysymyksistä.
Punainen Risti on vuoden 2026 alusta siirtynyt jatkuvan tiedonkeruun malliin, jossa tiedot järjestetystä toiminnasta ja tapahtumista sekä niihin osallistuneista kerätään ja lähetetään jokaisen toimintakerran jälkeen.
Uudistuksen tavoitteena on keventää toiminnasta raportointia sekä tarjota osastoille ja vapaaehtoisille ajantasaista tietoa toiminnastaan sekä avuntarpeesta.
Mikä muuttuu?
Kerran vuodessa täytettävän tilastokyselyn sijaan siirrytään malliin, jossa jokaisen tapahtuman tai tilaisuuden jälkeen täytetään lyhyt raportti. Raportista on tehty mahdollisimman lyhyt ja se sisältää kysymyksiä esimerkiksi osallistujamäärästä ja mahdollisista avun tarpeista. Raportin täyttämisestä vastaa toimintamuodon tai tapahtuman vetäjä.
Löydät raportin osoitteesta punainenristi.fi/toimintaraportti. Raportti tallentaa suuren osan vastauksista ensimmäisellä kerralla, jonka jälkeen ne näkyvät lomakkeella esitäytettynä nopeuttaen huomattavasti seuraavia lomakkeen täyttökertoja. Voit kuitenkin muokata myös näitä kohtia tulevaisuudessa.
Raporttien avulla saatavaa tietoa jaetaan takaisin osastoille, jonka avulla ne voivat kehittää toimintaansa.
Milloin toimintaraportti täytetään?
Suositus on, että raportti täytetään jokaisen toimintakerran tai tapahtuman jälkeen. Näin voidaan välttyä välikirjanpidolta, eikä lukuja tarvitse laskea käsin yhteen jälkikäteen.
Tapahtumaraporttia ei täytetä niissä tilanteissa, joissa jollain hankkeella tai toimintamuodolla on olemassa jo oma vakiintunut raportointimenetelmänsä, kuten YksiNäistä-hankkeella tai tarveyspisteillä. Katso sivun lopusta Usein kysytyt kysymykset -osiosta tarkemmin.
Mitä hyötyä uudistuksesta on?
- Uudistuksen myötä päästään pois kerran vuodessa tehtävästä, raskaaksi koetusta raportointitavasta pois ja raportointiin käytettävä aika pienenee. Toimintaraportista on pyritty tekemään mahdollisimman helppo täyttää, minkä lisäksi mahdollisimman suuri osa tiedosta kerätään jo olemassa olevista järjestelmistä, kuten Omasta, Sivisverkosta tai OHTOsta.
- Kerättävän tiedon avulla osasto voi kehittää toimintaansa. Täytetyistä raporteista saatava tieto kerätään yhteen ja jaetaan osastoille helppokäyttöisen Power BI -raportin muodossa, joka on nähtävillä Oman etusivulla sisäänkirjautuneille käyttäjille. Tiedon avulla osasto pystyy ajantasaisesti näkemään esimerkiksi, mitä toimintaa järjestetään jo paljon ja minkälainen toiminta kerää osallistujia.
- Vastaamme avun tarpeeseen. Lomakkeessa on vapaavalintainen tekstikenttä avuntarpeista paikkakunnalla, johon voi kirjoittaa huomioita uusista tai kasvaneista avuntarpeista. Tämän tiedon avulla tarjottavaa apua pystytään kehittämään yhä vaikuttavammaksi ja pystymme vastaamaan ihmisten tarpeisiin.
Tukea on tarjolla viikoittain
Punainen Risti tukee vapaaehtoisia siirtymässä.
- Osastoklinikat vapaaehtoisille järjestetään Teamsissa parillisina viikkoina maanantaisin klo 18-19 ja parittomina viikkoina torstaisin klo 18-19. Klinikat löytyvät myös Omasta hakusanalla osastoklinikka (kirjaudu sisään Omaan ennen kuin teet haun). Klinikoilla käydään läpi jatkuvaan tiedonkeruuseen liittyviä kysymyksiä, kehitysehdotuksia ja jaetaan hyviä käytäntöjä.
- Punaisen Ristin työntekijöiden tehtävä on tukea osastoja uudistuksessa ja voit lähestyä heitä, mikäli sinulla on kysymyksiä jatkuvasta tiedonkeruusta. Tiedonkeruulomakkeesta, tämän sivun sisällöstä ja Power BI -raporteista voit lähettää kysymyksia ja parannusehdotuksia osoitteeseen eero.sario@redcross.fi.
Tukimateriaalit
- Seinälle tulostettava juliste, jossa on QR-koodi täytettävään toimintaraportti-lomakkeeseen: PDF ja PPTX
Lisätietoa ja vastauksia kysymyksiin:
Sivun lopussa usein kysytyt kysymykset.
Matias Andersson
Usein kysytyt kysymykset jatkuvasta tiedonkeruusta vapaaehtoisille
- 27.5. raportin nimi muutettiin tapahtumaraportista toimintaraportiksi ja samalla lomakkeeseen lisättiin sisäisen työn raportointimahdollisuus.
- Useimmin toistunut osastojen toive koko kevään 2026 ajan on ollut mahdollisuus raportoida lomakkeella myös sisäisestä toiminnasta, kuten toimintaryhmien treeneistä, vapaaehtoisten perehdyttämisestä, kokouksista, hallinnoinnista ja muusta työstä, jota jokaisessa osastossa tehdään huomattavia määriä toiminnan mahdollistamiseksi ja pyörittämiseksi, mutta joka on jäänyt tähän asti suurelta osin näkymättömäksi.
- Sisäisestä työstä raportoiminen on täysin vapaaehtoista, eli osasto voi päättää, haluaako se raportoida sisäistä työtään vai ei.
- Sisäisestä työstä voi raportoida kootusti vaikka kerran kuukaudessa, kun taas avunsaajille/asiakkaille/yleisölle suunnatusta toiminnasta kannattaa raportoida joka kerta erikseen.
- Esim. rahastonhoitaja käyttää kirjanpitoon keskimäärin 10 tuntia viikossa. Hän täyttää kerran kuukaudessa raportin Hallinto, talous ja päätöksenteko (sis. kokoukset) sisäisen toiminnan tyypin alle ja kirjaa vapaaehtoistunteihin 40 tuntia.
Jotta voimme auttaa oikea-aikaisesti ja vaikuttavasti, tarvitsemme ajantasaista tietoa toiminnasta ja avunsaajien tarpeista. Jatkuva tiedonkeruu mahdollistaa tämän paremmin kuin vuosittainen tilastointi.
Tieto käsitellään ja jaetaan osastoille ja vapaaehtoisille. Sen avulla kehitetään toimintaa ja pystytään paremmin kohdentamaan apua sinne, missä tarve on suurin.
Kyllä, mutta olemme pyrkineet kaikin tavoin mahdollistamaan sen, että toimintaraportin täyttäminen on niin helppoa ja nopeaa kuin vain suinkin mahdollista. Tässä erityisen suurena apuna se, että kun olet täyttänyt lomakkeen yhden kerran, lomake muistaa jatkossa aikaisemmin antamasi vastaukset ja on jo seuraavalla raportointikerralla esitäyttänyt suurimman osan kysymyksistä valmiiksi. Näin sinun ei tarvitse täyttää välttämättä muuta kuin tapahtuman päivämäärä ja asiakkaiden/avunsaajien sekä vapaaehtoisten määrä, mihin ei monesti mene aikaa enempää kuin yksi minuutti.
Vuoden 2025 toimintatilasto kerätään vielä tuttuun tapaan tilastokyselyllä. Vuoden 2026 päätteeksi toimintatilastoa ei enää kerätä.
Kaikki tiedonkeruu tehdään Punaisen Ristin arvojen ja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.
- Toimintaa avunsaajille, asiakkaille tai yleisölle (esim. ruoka-apu, ystävätoiminta, läksyhelppi, ensiapupäivystys): Jos osastollanne on ollut jo monta tapahtumaa alkuvuodesta, riittää että teette niistä yhden koontiraportin per toimintamuoto. Päivämääräksi voi laittaa raportoitavan aikajakson viimeisen päivän. Jatkossa kannattaa raportoida jokaisen tapahtuman jälkeen, niin ei tarvitse pitää välikirjanpitoa eikä ynnätä lukuja käsin.
- Sisäistä työtä, valmistelua, vapaaehtoisten tukea tai yhteistyötä (esim. hallituksen kokous, vapaaehtoisten perehdytys, harjoitus, suunnittelupalaveri): Osasto voi itse päättää, kuinka tiuhaan se haluaa raportoida sisäisestä toiminnastaan, mutta lähtökohtaisesti koontiraportointi esim. kerran kuukaudessa on hyvä tahti. Sisäisestä toiminnasta raportointi tuo näkyväksi kaiken osaston aikaisemmin suurelta osin näkymättömäksi jääneen sisäisen toiminnan määrän ja luonteen.
Toimintaraportin Power BI -raportti on nähtävillä Oman etusivulla kirjauduttuasi sisään Omaan.
Ohjeet ystävätoiminnan raportoinnista löytyvät ystävätoiminnan vapaaehtoistietosivulta.
"Lapset ja nuoret" oli epälooginen toimintamuoto, koska se kuvasi pikemminkin kohderyhmää eikä toimintamuotoa. Lähes kaikkien toimintamuotojen alla voi olla lapsille ja nuorille suunnattua toimintaa.
- Esim. kouluvierailut raportoidaan järjestötoiminnan alle.
Monet osastot järjestävät tapahtumia ja toimintaa yhdessä muiden järjestöjen kanssa. Toiminnasta täytetään raportti riippumatta siitä, oliko fyysinen toimintapaikka osaston vai yhteistyökumppanin.
Esim. osasto järjestää ruokajakelua yhdessä seurakunnan kanssa ja jakelut pidetään aina seurakunnan tiloissa. Tapahtumassa oli 10 vapaaehtoista, joista viisi oli seurakunnasta ja viisi Punaisen Ristin osastosta. Asiakkaita oli 50. Osasto täyttää toimintaraportin, johon se kirjaa omat vapaaehtoisensa (viisi) ja puolet asiakkaista (25).
Punaisen Ristin järjestökehitysyksikkö on linjannut 4.3.2026, että vapaaehtoistunteihin kuuluva toiminta määritellään yhdenmukaisesti Punaisen Ristin Kansainvälisen Liikkeen (IFRC) kanssa ja se on laaja: mukaan lasketaan varsinaiseen tapahtumaan/toimintaan käytettyjen tuntien lisäksi myös kaikki ennen ja jälkeen tehty työ (mm. suunnittelu, valmistelut, järjestelyt, tapahtuman toteutus, purku/siivous). Vapaaehtoisten matka-aikaa kodin ja toimintapaikan välillä ei lasketa. Vapaaehtoistuntien laskemiseen ei tarvitse kuitenkaan käyttää tarpeettoman paljon aikaa – pikainen arvio riittää!
Jos osastonne käyttää Hupista ensiapupäivystyksien hallintaan, kyseisiä tapahtumia ei tarvitse raportoida erikseen. Jos osastonne ei käytä Hupsista, täytä toimintaraportti.
Jos osastonne raportoi ruoka-avusta ruoka-apu.fi -sivustolle, kyseisiä tapahtumia ei tarvitse raportoida erikseen. Jos osastonne ei raportoi ruoka-avusta ruoka-apu.fi -sivustolle, raportoikaa ruoka-avusta toimintaportin avulla.
- 27.5. lähtien kaikista Punaisen Ristin kursseista täytetään raportti toimintaraportin kautta riippumatta siitä, onko kyseessä Sivisverkon kautta hallinnoitava kurssi vai ei.
- Kun olet valinnut toiminnan tyypiksi "Kurssi tai koulutus" ja toimintamuodon, aukeaa sinulle lista kyseisen toimintamuodon virallisista Punaisen Ristin kursseista.
- Jos järjestät jonkin muun kurssin, voit raportoida sen valitsemalla listasta vaihtoehdon 'Muu kurssi tai koulutus, mikä?'
Jos osastonne raportoi Turvakoutsin pitämän tapaturmien ehkäisyyn liittyvän infotilaisuuden, tapahtuma raportoidaan lomakkeella Turvakoutsi-tilaisuuden yhteenveto.
Kaikki muu osaston tekemä tapaturmien ehkäisyyn liittyvä työ (kuten materiaalin jakaminen) raportoidaan toimintaraporttilomakkeella.
Jos osastonne osallistuu johonkin tiettyyn hankkeeseen tai toimintamuotoon (esim. YksiNäistä, ESR+, Paperittomien tuki, Terveyspisteet) joissa on jo käytössä jokin raportointimenetelmä, sitä käytetään vielä ainakin vuoden 2026 ajan normaalisti - eli kyseisistä tapahtumista/toiminnoista ei tarvitse täyttää toimintaraporttia. Pyrimme yhtenäistämään tiedonkeruuta tulevaisuudessa niin, että hankekohtaisia raportointivaatimuksia olisi mahdollisimman vähän.
Lomake tunnistaa käyttäjän selaimen ensisijaisen kielen ja näyttää sen perusteella automaattisesti lomakkeen oikean kieliversion. Jos jollain vapaaehtoisella on selaimessaan oletuskielenä englanti tai haluat muuten varmistua ruotsinkielisen version aukeamisesta, tämä linkki avaa varmuudella ruotsinkielisen version: rodakorset.fi/verksamhetsrapport
Ei hätää. Lähetä korjauspyyntö osoitteeseen eero.sario@redcross.fi ja hän korjaa virheen.
Tervetuloa osastoklinikoille parillisten viikkojen maanantaina klo 18-19 ja parittomien viikkojen torstaina klo 18-19. Löydät osastoklinikat Omasta esim. hakusanalla osastoklinikka - muistathan kirjautua sisään Omaan ennen kuin etsit klinikoita! Voit myös lähettää kysymyksesi tai parannusehdotuksen osoitteeseen eero.sario@redcross.fi
Aiempien vuosien tilastokirjat:
