Jatkuva tiedonkeruu
Vuoden 2026 alusta on siirrytty vuosittaisesta toimintatilastoinnista jatkuvan tiedonkeruun malliin. Tältä sivulta löydät ohjeita ja lisätietoa uudistukseen liittyen.
Punainen Risti on vuoden 2026 alusta siirtynyt jatkuvan tiedonkeruun malliin, jossa tiedot järjestetyistä tapahtumista ja niihin osallistuneista kerätään ja lähetetään jokaisen tapahtuman jälkeen.
Uudistuksen tavoitteena on keventää toiminnasta raportointia sekä tarjota osastoille ja vapaaehtoisille ajantasaista tietoa toiminnastaan sekä avuntarpeesta.
Mikä muuttuu?
Kerran vuodessa täytettävän tilastokyselyn sijaan siirrytään malliin, jossa jokaisen tapahtuman tai tilaisuuden jälkeen täytetään lyhyt tapahtumaraportti. Raportista on tehty mahdollisimman lyhyt ja se sisältää kysymyksiä esimerkiksi osallistujamäärästä, arviota tapahtuman tai tilaisuuden onnistumisesta ja mahdollisista avun tarpeista. Raportin täyttämisestä vastaa toimintamuodon tai tapahtuman vetäjä.
Löydät tapahtumaraportin osoitteesta punainenristi.fi/tapahtumaraportti. Raportti tallentaa suuren osan vastauksista ensimmäisellä kerralla, jonka jälkeen ne näkyvät lomakkeella esitäytettynä nopeuttaen huomattavasti seuraavia lomakkeen täyttökertoja. Voit kuitenkin muokata myös näitä kohtia tulevaisuudessa.
Raporttien avulla saatavaa tietoa jaetaan takaisin osastoille, jonka avulla ne voivat kehittää toimintaansa.
Milloin tapahtumaraportti täytetään?
Suositus on, että raportti täytetään jokaisen sellaisen tapahtuman jälkeen, johon osallistuu tai jossa on paikalla avunsaajia tai ulkopuolisia osallistujia. Tällaisia ovat esimerkiksi jakelut, hälytys- tai avustustehtävät, keräykset, kerhot ja leirit, koulutukset sekä yleisötilaisuudet ja tapahtumat. Myös viikoittain toistuvista tapahtumista tehdään jokaisesta oma raportti.
Tapahtumaraporttia ei täytetä niissä tilanteissa, joissa paikalla on ainoastaan vapaaehtoisia tai luottamushenkilöitä, eli esimerkiksi ryhmien harjoituksista tai kokouksista. Myös jos toiminnalla on esimerkiksi rahoitukseen tai hankkeeseen liittyen olemassa oma ensisijainen raportointikanava, käytetään sitä. Katso sivun lopusta Usein kysytyt kysymykset -osiosta tarkemmin.
Tapahtumaraportin täyttäminen on helppoa ja nopeaa:
Mitä hyötyä uudistuksesta on?
- Uudistuksen myötä päästään pois kerran vuodessa tehtävästä, raskaaksi koetusta raportointitavasta pois ja raportointiin käytettävä aika pienenee. Tapahtumaraportista on pyritty tekemään mahdollisimman helppo täyttää, minkä lisäksi mahdollisimman suuri osa tiedosta kerätään jo olemassa olevista järjestelmistä, kuten Omasta, Sivisverkosta tai OHTOsta.
- Kerättävän tiedon avulla osasto voi kehittää toimintaansa. Täytetyistä raporteista saatava tieto kerätään yhteen ja jaetaan osastoille helppokäyttöisen Power BI -raportin muodossa, joka on nähtävillä Oman etusivulla sisäänkirjautuneille käyttäjille. Tiedon avulla osasto pystyy ajantasaisesti näkemään esimerkiksi, mitä toimintaa järjestetään jo paljon ja minkälainen toiminta kerää osallistujia.
- Vastaamme avun tarpeeseen. Myös avunsaajien on mahdollista täyttää lyhyt kysely, jossa kysytään esimerkiksi avun tarpeesta omalla seudulla. Avunsaajilta saatu tieto jaetaan osastoille, jolloin apua pystytään kehittämään yhä vaikuttavammaksi ja pystymme vastaamaan ihmisten tarpeisiin.
Tukea on tarjolla viikoittain
Punainen Risti tukee vapaaehtoisia siirtymässä.
- Osastoklinikat vapaaehtoisille järjestetään Teamsissa parillisina viikkoina maanantaisin klo 18-19 ja parittomina viikkoina torstaisin klo 18-19. Klinikat löytyvät myös Omasta hakusanalla osastoklinikka (kirjaudu sisään Omaan ennen kuin teet haun). Klinikoilla käydään läpi jatkuvaan tiedonkeruuseen liittyviä kysymyksiä, kehitysehdotuksia ja jaetaan hyviä käytäntöjä.
- Punaisen Ristin työntekijöiden tehtävä on tukea osastoja uudistuksessa ja voit lähestyä heitä, mikäli sinulla on kysymyksiä jatkuvasta tiedonkeruusta. Tiedonkeruulomakkeesta, tämän sivun sisällöstä ja Power BI -raporteista voit lähettää kysymyksia ja parannusehdotuksia osoitteeseen eero.sario@redcross.fi.
Tukimateriaalit
- Video lomakkeen täyttämisestä
- Seinälle tulostettava juliste, jossa on QR-koodi täytettävään tapahtumaraportti-lomakkeeseen: PDF ja PPTX
Lisätietoa ja vastauksia kysymyksiin:
Sivun lopussa usein kysytyt kysymykset.
Matias Andersson
Usein kysytyt kysymykset jatkuvasta tiedonkeruusta vapaaehtoisille
Jotta voimme auttaa oikea-aikaisesti ja vaikuttavasti, tarvitsemme ajantasaista tietoa toiminnasta ja avunsaajien tarpeista. Jatkuva tiedonkeruu mahdollistaa tämän paremmin kuin vuosittainen tilastointi.
Jokaisen kohtaavan toiminnan jälkeen täytät lyhyen tapahtumaraportin. Siinä kysytään esimerkiksi osallistujamäärästä, onnistumisesta ja mahdollisista tunnistetuista avun tarpeista.
Tieto käsitellään ja jaetaan osastoille ja vapaaehtoisille. Sen avulla kehitetään toimintaa ja kohdennetaan apua sinne, missä tarve on suurin.
Kyllä, mutta pyritään siihen, että raportointi on mahdollisimman kevyt ja helppo. Tavoitteena on, että tiedonkeruu tukee eikä kuormita vapaaehtoisten arkea.
Vuoden 2025 toimintatilasto kerätään vielä tuttuun tapaan tilastokyselyllä. Vuoden 2026 päätteeksi toimintatilastoa ei enää kerätä.
Kaikki tiedonkeruu tehdään Punaisen Ristin arvojen ja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty.
Jos osastollanne on ollut jo monta tapahtumaa alkuvuodesta, riittää että teette niistä yhden koontiraportin per toimintamuoto. Jatkossa kannattaa raportoida jokaisen tapahtuman jälkeen, niin lukuja ei tarvitse muistella jälkikäteen.
Tapahtumaraportin Power BI -raportti on nähtävillä Oman etusivulla kirjauduttuasi sisään Omaan.
Lähtökohtaisesti vapaaehtoisten keskinäiset tapahtumat (esim. osaston hallituksen kokous, ea-ryhmän harjoitukset) lisätään Omaan, josta niiden tiedot kerätään automaattisesti.
"Lapset ja nuoret" oli epälooginen toimintamuoto, koska se kuvasi pikemminkin kohderyhmää eikä toimintamuotoa. Lähes kaikkien toimintamuotojen alla voi olla lapsille ja nuorille suunnattua toimintaa.
- Esim. kouluvierailut raportoidaan järjestötoiminnan alle.
Monet osastot järjestävät tapahtumia ja toimintaa yhdessä muiden järjestöjen kanssa. Riippumatta tapahtuman paikasta (osaston vai yhteistyökumppanin), tapahtumasta täytetään tapahtumaraportti osoitteessa punainenristi.fi/tapahtumaraportti.
Esim. osasto järjestää ruokajakelua yhdessä seurakunnan kanssa ja jakelut pidetään aina seurakunnan tiloissa. Tapahtumassa oli 10 vapaaehtoista, joista viisi oli seurakunnasta ja viisi Punaisen Ristin osastosta. Asiakkaita oli 50. Osasto täyttää tapahtumaraportin, johon se kirjaa omat vapaaehtoisensa (viisi) ja puolet asiakkaista (25).
Punaisen Ristin järjestökehitysyksikkö on linjannut 4.3.2026, että vapaaehtoistunteihin kuuluva toiminta määritellään yhdenmukaisesti Punaisen Ristin Kansainvälisen Liikkeen (IFRC) kanssa ja se on laaja: mukaan lasketaan varsinaiseen tapahtumaan/toimintaan käytettyjen tuntien lisäksi myös kaikki ennen ja jälkeen tehty työ (mm. suunnittelu, valmistelut, järjestelyt, tapahtuman toteutus, purku/siivous). Vapaaehtoisten matka-aikaa kodin ja tapahtumapaikan välillä ei lasketa. Vapaaehtoistuntien laskemiseen ei tarvitse kuitenkaan käyttää tarpeettoman paljon aikaa – pikainen arvio riittää!
Jos osastonne käyttää Hupista ensiapupäivystyksien hallintaan, kyseisiä tapahtumia ei tarvitse raportoida erikseen. Jos osastonne ei käytä Hupsista, raportoikaa tapahtuma osoitteessa punainenristi.fi/tapahtumaraportti.
Jos osastonne raportoi ruoka-avusta ruoka-apu.fi -sivustolle, kyseisiä tapahtumia ei tarvitse raportoida erikseen. Jos osastonne ei raportoi ruoka-avusta ruoka-apu.fi -sivustolle, raportoikaa ruoka-apu osoitteessa punainenristi.fi/tapahtumaraportti
- Jos osastonne käyttää Sivisverkkoa (1.6.2026 jälkeen SivisKampus) koulutusten hallintaan, kyseisistä koulutuksista ei tarvitse täyttää tapahtumaraporttia.
- Punaisen Ristin linjauksen mukaisesti kaikki vapaaehtoisille/mahdollisille uusille vapaaehtoisille sekä yleisölle suunnatut koulutukset tulisi viedä Sivisverkkoon, vaikka koulutuksesta ei haettaisi taloudellista Sivistukea.
- Viemällä koulutuksen Sivisverkkoon osallistuja saa koulutussuorituksensa Sivisverkkoon/SivisKampukseen, saa todistuksen ja Punainen Risti saa koulutustilastot automaattisesti.
- Jos osastonne ei kuitenkaan jostain syystä käytä Sivisverkkoa, täyttäkää koulutuksesta raportti osoitteessa punainenristi.fi/tapahtumaraportti
Jos osastonne osallistuu johonkin tiettyyn hankkeeseen tai toimintamuotoon (esim. YksiNäistä, ESR+, Paperittomien tuki, Terveyspisteet) joissa on jo käytössä jokin raportointimenetelmä, sitä käytetään vielä ainakin vuoden 2026 ajan normaalisti - eli kyseisistä tapahtumista/toiminnoista ei tarvitse täyttää tapahtumaraporttia. Pyrimme yhtenäistämään tiedonkeruuta tulevaisuudessa niin, että hankekohtaisia raportointivaatimuksia olisi mahdollisimman vähän.
Lomake tunnistaa käyttäjän selaimen ensisijaisen kielen ja näyttää sen perusteella automaattisesti lomakkeen oikean kieliversion. Jos jollain vapaaehtoisella on selaimessaan oletuskielenä englanti tai haluat muuten varmistua ruotsinkielisen version aukeamisesta, tämä linkki avaa varmuudella ruotsinkielisen version: rodakorset.fi/evenemangsrapport
Ei hätää. Lähetä korjauspyyntö osoitteeseen eero.sario@redcross.fi ja hän korjaa virheen.
Tervetuloa osastoklinikoille parillisten viikkojen maanantaina klo 18-19 ja parittomien viikkojen torstaina klo 18-19. Löydät osastoklinikat Omasta esim. hakusanalla osastoklinikka - muistathan kirjautua sisään Omaan ennen kuin etsit klinikoita! Voit myös lähettää kysymyksesi tai parannusehdotuksen osoitteeseen eero.sario@redcross.fi
Aiempien vuosien tilastokirjat:
