Graafinen kuvitus, jossa maapallo on keskiössä ja sen ympärillä on Punaisen Ristin humanitaariseen toimintaan viittaavia kuvia ja symboleja.

Punainen Risti uudistuu – tietoa vapaaehtoisille

Osastojen toiminnansuunnittelu 2027 – Näin suunnittelu tapahtuu

Kaikkien Punaisen Ristin osastojen on tehtävä toimintasuunnitelma vuodelle 2027. Osaston hallitus vastaa toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelusta sekä niiden viemisestä syyskokouksen hyväksyttäväksi. Syyskokous on pidettävä ja suunnitelma hyväksyttävä marraskuun loppuun mennessä.

Osaston toimintasuunnitelmassa toteutetaan Punaisen Ristin yleiskokouksen hyväksymää toimintalinjausta sekä järjestön hallituksen vahvistamia painopisteitä ja tulostavoitteita. Lisäksi suunnitelmassa on huomioitava paikalliset avuntarpeet ja osaston voimavarat. Osaston toimintasuunnitelma ja talousarvio laaditaan järjestön hallituksen ohjeiden mukaisesti.

Toimintalinjaus määrittää koko järjestön yhteisen suunnan vuosille 2027–2029. Hallituksen vahvistamat painopisteet ja tulostavoitteet tarkentavat, mitä muutoksia toimintalinjauskaudella tavoitellaan. Osastojen tehtävänä on suunnitella oma toimintansa siten, että se edistää näiden tavoitteiden toteutumista omalla paikkakunnalla.

Toimintalinjauksen tavoitteena on vahvistaa osastojen kykyä uudistua ja kohdentaa toimintaansa muuttuvien avuntarpeiden mukaisesti. Suunnittelussa tarkastellaan toiminnan lisäksi myös toimintatapoja, yhteistyötä, johtamista ja voimavarojen käyttöä.

Aloittakaa osaston toiminnansuunnittelu tutustumalla toimintalinjaukseen, painopisteisiin ja tulostavoitteisiin. Tarkastelkaa niitä osana yhtä yhteistä kokonaisuutta. Käyttäkää painopisteitä ja tulostavoitteita sellaisenaan suunnittelun lähtökohtana muotoilematta niitä uudelleen.

Painopisteet ja tulostavoitteet

Painopiste 1: Toiminnan kohdentuminen avun tarpeiden perusteella

Painopisteen ydin:
Kohdennamme toimintaa ja resursseja sinne, missä avun tarve on suurin ja missä tarpeet kasautuvat tai muuttuvat. Tunnistamme paikalliset tarpeet yhdessä osastojen kanssa ja toimimme osasto-, toimintaryhmä- ja piirirajat ylittäen. Hyödynnämme suunnittelussa järjestelmällisesti avun saajilta, vapaaehtoisilta, osastoilta ja toimintaympäristöstä saatavaa tietoa. Seuraamme toiminnan vaikutuksia ja yhteisöjen kriisinkestävyyden vahvistumista yhteisesti sovituilla menetelmillä.

Tulostavoitteet:

Osastot tekevät analyysin ja kohdentavat toimintansa tunnistettujen avun tarpeiden perusteella. (Vuoden 2027 painopisteitä.)
Avunsaajat kokevat saavansa apua tarpeeseen, painotus haavoittuvassa asemassa olevien kokemuksissa.
Yhteisöjen kriisinkestävyys vahvistuu ja sitä voidaan arvioida systemaattisesti.

Painopiste 2: Skaalautuva valmius

Painopisteen ydin:
Vahvistamme Punaisen Ristin kykyä auttaa tehokkaasti erilaisissa häiriö- ja kriisitilanteissa kaikkialla Suomessa. Valmiutemme rakentuu kriittisen rajan ylittävästä määrästä koulutettuja ja hälytettäviä vapaaehtoisia, osastojen välisestä yhteistyöstä ja toimivista kumppanuuksista sekä kyvystä siirtää auttamisen resursseja sinne, missä avun tarve on suurin. Tällä varmistamme, että valmius näkyy käytännön auttamisvalmiutena kaikilla järjestön tasoilla.

Tulostavoitteet:

Perehdytettyjen hälytettävien määrä kasvaa. (Vuoden 2027 painopisteitä.)
Sähköiset valmiussuunnitelmat ovat käytössä ja niiden mukaisesti on harjoiteltu. (Vuoden 2027 painopisteitä.)

Painopiste 3: Vapaaehtoisten vastaanottaminen ja johtaminen

Painopisteen ydin:
Vahvistamme osastojen kykyä ottaa uusia vapaaehtoisia mukaan toimintaan ja johtaa vapaaehtoistoimintaa. Siirrämme johtamista lähemmäs paikallista toimintaa, jotta vapaaehtoisten mukaan pääsy helpottuu ja voimme hyödyntää vapaaehtoisten osaamista nykyistä paremmin auttamisvalmiuden vahvistamisessa. Keskitämme koulutuspanoksia enemmän vapaaehtoisten johtamiskoulutukseen.

Tulostavoitteet:

Vapaaehtoiset toimivat joustavasti yli toimintaryhmien, osasto- ja piirirajojen sekä verkossa, siellä missä avun tarve on suurin. 
Vapaaehtoisten johtamiseen koulutettujen määrä osastossa kasvaa.
Vapaaehtoisten tyytyväisyys paikalliseen johtamiseen vahvistuu. (Vuoden 2027 painopisteitä.)
Vapaaehtoisten tehokas vastaanottaminen lisää toimintaan mukaan tulevien ja siihen kiinnittyvien vapaaehtoisten moninaisuutta (erityisesti nuoret, maahanmuuttaneet, vammaiset, miehet). (Vuoden 2027 painopisteitä.)

Painopiste 4: Näkyvä humanitaarinen vaikuttaminen

Painopisteen ydin:
Vahvistamme Punaisen Ristin roolia paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti tunnistettuna humanitaarisena toimijana. Lisäämme ymmärrystä Punaisen Ristin mandaatista ja tehtävästä sekä vahvistamme yhteyksiä päätöksentekoon kaikilla tasoilla. Kunta- ja hyvinvointialuesopimukset tukevat tätä työtä. Tuomme humanitaarisen vaikuttamisen näkyväksi olemalla aktiivisesti läsnä paikallisesti sekä arjessa että häiriö- ja kriisitilanteissa.

Tulostavoitteet:

Jokaisella päätöksenteon tasolla on yhteys paikalliseen Punaiseen Ristiin.
Kaikilla Punaisen Ristin toimijoilla on ymmärrys humanitaarisesta vaikuttamisesta ja siitä, miten se näkyy toiminnassamme. 
Humanitaarinen tila näkyy ja vahvistuu toimintamme, läsnäolomme ja näkyvyytemme kautta. (Vuoden 2027 painopisteitä.)

Tunnistakaa paikalliset avuntarpeet

Arvioikaa, mitkä ovat osastonne alueen tärkeimmät avuntarpeet ja mihin niistä Punainen Risti voi tarkoituksenmukaisesti vastata. Tarkastelkaa myös, ketkä tarvitsevat apua, mitä alueella tapahtuu ja mitä muut toimijat jo tekevät.

Hyödyntäkää suunnittelussa esimerkiksi:

vapaaehtoisten ja avunsaajien kokemuksia
yhteistyökumppaneiden havaintoja
kunnan ja hyvinvointialueen tietoa
julkisia tilastoja
toimintaraporttien kautta saatavaa tietoa toiminnasta
osaston omaa kokemustietoa

Pohtikaa samalla, mihin tunnistetuista avuntarpeista Punainen Risti voi tarkoituksenmukaisimmin vastata yksin ja missä tavoitteiden saavuttaminen edellyttää yhteistyötä muiden osastojen, piirien, kuntien, hyvinvointialueiden, järjestöjen, seurakuntien tai muiden paikallisten toimijoiden kanssa.

Tunnistakaa osaston voimavarat ja vahvuudet

Pohtikaa, mitä auttamisen voimavaroja osastollanne on käytettävissänne.

Tarkastelkaa esimerkiksi:

vapaaehtoisia, osaamista ja toimintaryhmiä
yhteistyösuhteita
tiloja ja välineitä
taloudellisia resursseja

Valitkaa tärkeimmät tavoitteet vuodelle 2027

Toimintalinjaus on kolmivuotinen. Osaston ei tarvitse toteuttaa kaikkia tavoitteita vuonna 2027.

Valitkaa oman toimintaympäristönne, tunnistettujen avuntarpeidenne ja käytettävissä olevien voimavarojen perusteella ne tavoitteet ja toimenpiteet, joihin keskitytte vuonna 2027. Yksi tai muutama hyvin valittu tavoite voi olla vaikuttavampi kuin pitkä lista keskeneräisiä hankkeita.

Toimintasuunnitelman laatiminen, kirjaaminen ja seuranta

Kun olette tarkastelleet toimintalinjausta, painopisteitä ja tulostavoitteita sekä arvioineet paikalliset avuntarpeet ja osaston voimavarat, laatikaa osaston toimintasuunnitelma vuodelle 2027.

Kun olette kartoittaneet paikalliset avuntarpeet, varmistakaa, että osaston toiminta vastaa niihin. Kytkekää valitsemanne tavoitteet osaston käytännön toimintaan.
Kaikkea toimintaa ei tarvitse tai kannata muuttaa. Tarkoitus on tunnistaa, mitä jatketaan, mitä vahvistetaan, mitä muutetaan ja mistä voidaan tarvittaessa luopua. Toimintaa voidaan käynnistää, kehittää tai lopettaa muuttuvien tarpeiden mukaisesti.
Valitkaa osaston tärkeimmät tavoitteet, sopikaa niiden toteutuksesta ja pohtikaa, miten etenemistä seurataan vuoden aikana. Sopikaa samalla vastuista ja seurannan käytännöistä.
Sovitut tavoitteet, toimenpiteet ja seurantatavat kirjataan osastojen yhteiseen toiminnansuunnittelun pohjaan. Kun osastot suunnittelevat toimintansa samalla rakenteella, osastojen työ tukee yhteisiä tavoitteita ja suunnitelmista muodostuu koko järjestön yhteinen kokonaiskuva. Voitte tutustua etukäteen lomakkeen sisältöön Word-pohjan avulla.
Huomio: Kaikki toiminnansuunnittelun pohjaan kirjattu tieto on julkista. Älkää kirjatko toimintasuunnittelun pohjaan henkilötietoja tai muuta luottamuksellista tietoa.
Tallentakaa toimintasuunnitelma yhteiselle toiminnansuunnittelun pohjalle. Voitte tallentaa suunnitelman luonnoksena ja täydentää sitä myöhemmin. Tallentamisen jälkeen saatte yhteenvedon omasta suunnitelmastanne osaston käyttöön.
Kaikkien osastojen suunnitelmat kootaan yhteiseen raportointiin. Raportit tukevat toimintalinjauksen, painopisteiden ja tulostavoitteiden toteutumisen seurantaa sekä yhteisen tilannekuvan muodostamista koko järjestössä. Raportit ovat järjestön vapaaehtoisten ja työntekijöiden käytettävissä.
Sopikaa jo suunnitteluvaiheessa, miten toimintasuunnitelman etenemistä käsitellään hallituksessa vuoden aikana ja miten päätetyistä asioista viestitään myös niille jäsenille ja vapaaehtoisille, jotka eivät osallistuneet suunnitteluun. Pohtikaa samalla, mistä tiedätte tavoitteiden edistyvän ja millä tiedolla arvioitte onnistumista vuoden aikana. Seuranta voi perustua esimerkiksi toiminnan tuloksiin, vapaaehtoisten kokemuksiin, palautteeseen tai muuhun osaston kannalta tarkoituksenmukaiseen tietoon.
Jos kaipaatte tukea valtakunnallisen pohjan käyttöön, voitte osallistua kaikkien osastojen yhteisiin tukitapaamisiin. Löydät tukitapaamiset Omasta.

Lisätietoja osastojen toiminnan suunnittelusta: 

Maija Erpestad, järjestötoiminnan kehittämisen asiantuntija, Keskustoimisto
maija.erpestad@redcross.fi

Ohje toiminnansuunnitteluun

Tällä videolla opastamme osastoja toiminnansuunnittelussa.

Toiminnansuunnittelu – Usein kysytyt kysymykset

Miksi avuntarpeita kartoitetaan ennen toiminnan suunnittelua?

Avuntarpeiden kartoitus luo perustan tietoon pohjautuvalle toiminnansuunnittelulle. Kun tilastotietoa yhdistetään avunsaajien, vapaaehtoisten ja yhteistyökumppaneiden kokemuksiin ja havaintoihin, osasto saa paremman käsityksen siitä, keitä alueella tulisi auttaa, millaista apua tarvitaan ja mihin osasto voi parhaiten vastata. Näin rajalliset voimavarat voidaan kohdentaa vaikuttavasti ja toimintaa voidaan mukauttaa tarpeiden muuttuessa.

Mistä löydän tietoa alueeni avuntarpeista?

Avuntarpeiden tunnistamisessa kannattaa hyödyntää useita tiedonlähteitä. Tällaisia ovat esimerkiksi vapaaehtoisten ja avunsaajien kokemukset, paikalliset tilastot Strateginen tilannekuva – Power BI, kuntien ja hyvinvointialueiden julkaisema tieto sekä yhteistyökumppaneiden havainnot. Tärkeintä on yhdistää tilastotieto paikalliseen kokemustietoon, jotta osasto saa mahdollisimman realistisen kuvan siitä, keitä alueella tulisi auttaa ja millaisiin tarpeisiin Punaisen Ristin toiminnalla voidaan vastata.

Miten Power BI -näkymää hyödynnetään toiminnansuunnittelussa?

Power BI -näkymä tarjoaa osastoille paikallista tilastotietoa toiminnansuunnittelun tueksi. Sen tarkoitus ei ole korvata paikallista tietoa, vaan täydentää sitä. Tilastojen avulla voidaan tunnistaa ilmiöitä ja muutoksia toimintaympäristössä sekä vertailla havaintoja vapaaehtoisilta, avunsaajilta ja yhteistyökumppaneilta saatuun tietoon. Näin osasto voi perustella tavoitteensa ja kohdentaa toimintaa tunnistettujen avuntarpeiden perusteella. Lisäksi osastojen toimintasuunnitelmista muodostetaan yhteinen kokonaiskuva Power BI -raportille, jota voivat hyödyntää järjestön vapaaehtoiset ja työntekijät.

Voiko osasto jatkaa nykyisiä toimintaryhmiä?

Kyllä, jos toiminta vastaa alueella tunnistettuihin avun tarpeisiin ja osastolla on siihen riittävät resurssit. Jos kartoitus ei tue nykyisen toiminnan jatkamista entisellään, toimintaa voidaan kohdentaa uudelleen tai kehittää yhdessä muiden osastojen ja kumppaneiden kanssa.

Mitä jos suunnitteluun ei saada kaikkia mukaan?

Suunnitteluun kannattaa kutsua mukaan ainakin hallitus, toimintaryhmien vetäjät ja vapaaehtoisia eri tehtävistä. Lisäksi on hyvä sopia, miten tieto suunnittelun etenemisestä ja päätöksistä välitetään niille, jotka eivät pääse mukaan.

Millaista tukea osasto voi pyytää piiriltä tai keskustoimistolta toiminnansuunnitteluun?

Tukea voi pyytää esimerkiksi ensimmäisen suunnittelukierroksen käynnistämiseen, työpajan toteuttamiseen, kyselyjen ja lomakkeiden käyttöön.

Mitä jos tavoitteita tuntuu olevan liikaa?

Suunnitelman tulee olla realistinen. Osasto voi valita tärkeimmät toimenpiteet ja kirjata ne niin, että jokaiselle tavoitteelle on vastuuhenkilö, aikataulu ja selkeä tapa seurata etenemistä.