Osaston kehittämistyökalu

Kuva: Lassi Häkkinen / Suomen Punainen Risti

Mikä osaston kehittämistyökalu on?

Osaston kehittämistyökalu toimii osaston työkaluna tukemaan osastoa kehittämään toimintaansa.
Kehittämistyökaluun kuuluu kaksi osaa; itsearviointilomake ja kehittämissuunnitelma.
Kehittämissuunnitelma toimii osaston toimintasuunnitelman pohjana. Toimintasuunnitelma on hyvä päivittää vuosittain.
Itsearviointilomake täytetään yhdessä osaston vapaaehtoisten kanssa keskustellen ja arvioiden osaston toimintaa sekä yhteisiä kehittymistoiveita.
Kaikki osastot tekevät itsearvioinnin ja kehittämissuunnitelman vähintään kerran yleiskokouskauden 2024-2026 aikana.
Itsearvioinnissa on otettu huomioon toimintalinjauksen 2024-2026 tavoitteet.

Itsearviointi ja kehittämissuunnitelma luo yhteisen ymmärryksen osaston tilasta ja auttaa suunnittelemaan toimintaansa.
Itsearviointi ja kehittämissuunnitelma toimivat erinomaisina työkaluina, kun tulosten pariin palataan säännöllisesti (esim. vuosittain toiminnansuunnittelun aikana). Seurantatapaamisissa tarkistetaan edistyminen ja sovitaan seuraavat kehittämistoimenpiteet.
Kerätyn tiedon avulla piiri pystyy tarjoamaan tehokasta ja kohdennettua tukea kaikille osastoilleen.
Kerättyä tietoa hyödynnetään myös valtakunnallisesti vapaaehtois- ja osastotoiminnan kehittämisessä.

Itsearviointitilaisuuden voi vetää piirin työntekijä (esim. osaston oma kummi), vapaaehtoiskouluttaja tai osaston aktiiviset toimijat itse.
Itsearviointitilaisuuden vetäjä sopii osaston kanssa hyvissä ajoin tilaisuuden ajankohdasta ja osasto kutsuu paikalle osaston eri toimintaryhmien vapaaehtoisia ja hallituksen jäseniä.
On tärkeää saada kattava kokonaiskuva osaston tilasta. Tästä syystä mahdollisimman monien osaston aktiivisten toimijoiden on hyvä olla läsnä.
On tärkeää varmistaa, että kehittämistoimenpiteet (joihin mahdollisesti tarvitaan piirin tukea) sovitaan yhdessä.
Suositus on, että paikalla on vähintään viisi osallistujaa osastosta. Mitä enemmän osallistujia on paikalla, sen suuremmaksi tilaisuuden vetäjä rooli korostuu keskustelun mahdollistajana ja ohjaajana.
Osallistujien näkemykset osaston tilasta voivat olla eriäviä. Tämän takia on hyvä antaa osallistujille mahdollisuus rauhassa keskustella ja löytää yhteinen ymmärrys osaston tilasta.
Arvioitu aikatarve osaston itsearvioinnin ja kehittämissuunnitelman laatimiseen on noin kaksi tuntia.

1) Auttamisvalmiutta tukevat perustoiminnot ja sääntömääräiset asiat

2) Auttamisvalmius

3) Verkostotoiminta

4) Osaston toiminta kokonaisuutena

Jokaisen teeman kohdalla osasto arvioi omaa toimintaansa kategoriasta A-E. Kategoriat perustuvat viisiportaiseen osastojaotteluun.
Kehittämistyökalu ja osastokategoriat A-E eivät arvota tai laita osastoja paremmuusjärjestykseen.
Osastot toimivat aina alueen tarpeiden ja resurssien mukaisesti. Jaottelu antaa osastoille, piireille ja keskustoimistolle hyvän kuvan osastojen auttamisvalmiudesta ja kehittämistarpeista.
Itsearvioinnissa arvioidaan osaston toimintaa, ei yksittäisten henkilöiden toimintaa.

Osaston itsearviointitilaisuuden voi vetää monella tavalla. Alla joitakin esimerkkejä tukemaan tilaisuuden vetäjää

Tavoitteena antaa mahdollisuus tuoda esiin erilaisia mielipiteitä ja johdatella keskustelua rakentavasti yhteiseen lopputulokseen.
Tilaisuuden vetäjän tai muun vastuuhenkilön kannattaa tallentaa vastaukset kirjalliseen muotoon tilaisuuden aikana
Keskustelu käydään toisia kunnioittaen ja kuunnellen.
Tilaisuuden vetäjän tulee varmistaa, että kaikilla osallistujilla on mahdollisuus ilmaista mielipiteensä ja turvallisemman tilan periaatteita noudatetaan
Tilaisuuden vetäjä voi tulostaa ennakkoon kaikille osallistujille itsearviointilomakkeet tukemaan keskustelua. Lomakkeet löytyvät tältä sivulta.
Neljä teemaa voi myös tulostaa erillisille papereille tilan seinille näkyvästi tukemaan keskustelua, osallistujat voivat esim. ilmaista mielipiteensä arvioinnista post-it lapuilla suoraan tulosteille
Osallistujille voi jakaa A-E-kortit mahdollisia äänestystilanteita varten.
Tilaisuuden vetäjä kirjaa käytyä keskustelua ja tukee osastoa tekemään realistisen kehittämissuunnitelman.
Tilaisuuden lopuksi vetäjä kertaa keskustelun tärkeimmät kohdat kaikkien neljän kategorian osalta ja sovitut toimenpiteet ja niiden toteutumisesta vastaavat vastuuhenkilöt.
Tilaisuuden vetäjä tai muu sovittu vastuuhenkilö kirjaa osaston itsearvioinnin tulokset ja kehittämissuunnitelmat tänne.Automaattisestavastausviestistä löytyy yhteenveto itsearvioinnista ja kehittämissuunnitelmasta ja se toimiiosaston toimintasuunnitelman pohjana.z
Itsearvioinnin kriteerit.docx

Paikallisten tarpeiden arviointi