Ohje alaikäisten henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn

Huoltajan suostumus alle 13-vuotiaiden henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn 

Suomen Punaisen Ristin vapaaehtoistoiminnassa kerätään alaikäisten henkilötietoja mm. tapahtumia ja toimintaryhmiä varten. Suomen Tietosuojalaki (1050/2018) määrittää tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen ikärajaksi 13 vuotta, minkä takia huoltajalta on pyydettävä suostumus tarjotessa tietoyhteiskunnan palveluita, esim. uutiskirjeitä, suoraan alle 13-vuotiaalle. Samaa periaatetta huoltajan suostumuksesta sovelletaan alle 13-vuotiaiden henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn kaikessa vapaaehtoistoiminnassamme.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?

Kun alle 13-vuotiaalta kerätään henkilötietoja esimerkiksi ryhmätoimintaa tai tapahtumia varten, tulee henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn olla huoltajan kirjallinen suostumus. Lisäksi huoltajaa tulee informoida miksi ja miten annettuja henkilötietoja tullaan käsittelemään.

• Vain huoltaja voi luovuttaa toiminnan järjestäjälle alle 13-vuotiaan henkilötietoja. Tästä tulee informoida esimerkiksi tapahtuman ilmoittautumisohjeissa ja ohjeistaa huoltajaa täyttämään alle 13-vuotiaan henkilötiedot esimerkiksi tapahtuman ilmoittautumislomakkeelle.
• Toiminnan järjestäjän tulee pystyä osoittamaan huoltajalta saatu suostumus alle 13-vuotiaan henkilötietojen käsittelyyn. Suostumus kannattaa pyytää kirjallisesti ilmoittautumislomakkeella, esim. ”Huoltajana hyväksyn lapseni henkilötietojen käsittelyn tapahtuman käyttötarkoituksiin.”
• Toiminnan järjestäjällä on velvollisuus informoida huoltajaa miten annettuja henkilötietoja tullaan käsittelemään. Tätä varten Suomen Punaisella Ristillä on tietosuojaselosteita, joissa on kuvattu erilaisten rekisterien sisältämät tiedot sekä tietojen käyttöön liittyvät asiat. Tietosuojaselosteet löytyvät tältä sivulta. Toiminnan järjestäjä on vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään valitussa selosteessa kuvatulla tavalla.

Suosittelemme, että toiminnan järjestäjä kerää aina kaikkien alaikäisten osallistujien huoltajien yhteystiedot, jotta heidät voidaan tavoittaa toiminnan aikana. Mikäli toimintaan osallistuminen edellyttää yöpymistä poissa kotoa, suosittelemme kaikkien alaikäisten osallistujien huoltajien informointia ja tarvittaessa myös suostumuksen pyytämistä alaikäisen osallistumisesta toimintaan.

Lisätietoa tietosuojasta vapaaehtoistoiminnassamme löytyy täältä.