SivisKampuksen tuomat muutokset koulutusten hallinnointiin

1. Siviksen kanssa koulutuksia järjestävät yksiköt kirjataan vuosittaiseen koulutussopimukseen

Siviksen kanssa yhteistyössä koulutuksia järjestävät Punaisen Ristin organisaatioyksiköt kirjataan vuosittain Suomen Punaisen Ristin ja Opintokeskus Siviksen väliseen koulutussopimukseen.

2. Koulutukset kannattaa ilmoittaa SivisKampukselle aiempaa aikaisemmin

Jatkossa Siviksen kanssa yhteistyössä järjestettävät koulutukset kannattaa viedä SivisKampukselle jo siinä vaiheessa, kun koulutuksen keskeiset tiedot ovat valmiina.

Tarvittavat tiedot ovat samoja, joita tarvitaan muutenkin koulutuksen markkinointiin ja ilmoittautumisen avaamiseen:

• ajankohta, sisältö, kohderyhmä, kesto, järjestäjä

Kun koulutus on luotu SivisKampukseen ennen ilmoittautumisen avaamista, ilmoittautuminen voidaan toteuttaa suoraan järjestelmässä. Miksi näin? Vastaus tulee kohta.

3. SivisKampus on ensisijainen ilmoittautumiskanava

Punaisen Ristin ohjeen mukaan Siviksen kanssa yhteistyössä järjestettävissä koulutuksissa käytetään ensisijaisesti SivisKampuksen ilmoittautumistyökalua.

Tämä tukee hyvää tietosuojaa, sillä osallistujat syöttävät tietonsa itse suoraan SivisKampukselle. Tällöin henkilötietoja ei tarvitse siirtää järjestelmästä toiseen eikä säilyttää useissa eri paikoissa. Miksi näin? Katso seuraava kohta.

4. Osallistujilta kerätään aiempaa laajemmat tiedot

Siviksellä on lakisääteinen velvoite kerätä tiettyjä osallistujatietoja vapaan sivistystyön tilastointia varten.

SivisKampuksessa osallistujilta kerätään muun muassa tietoa:

• iästä, äidinkielestä, koulutustaustasta, työmarkkina-asemasta, sukupuolesta

Sivisverkossa nämä tiedot eivät olleet pakollisia. SivisKampuksessa ne ovat pakollinen osa raportointia.

5. Tietosuojan merkitys korostuu

Koska osallistujilta kerätään aiempaa laajemmat tiedot, henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa erityistä huolellisuutta.

SivisKampus on ensisijainen ilmoittautumiskanava myös siksi, että se tukee osallistujatietojen turvallista käsittelyä ja vähentää tietojen siirtämistä järjestelmien välillä.

Jos ilmoittautumisia kerätään poikkeuksellisesti muulla työkalulla, koulutuksen järjestäjän tulee varmistaa, että:

• osallistujatietoja käsitellään tietosuojaperiaatteiden mukaisesti
• vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja Sivis-raportointia varten, pääsevät käsittelemään niitä
• Siviksen edellyttämät lisätiedot kerätään oikeassa muodossa
• tiedot poistetaan järjestelmistä, kun koulutus on raportoitu Sivikselle eikä tietojen säilyttämiselle ole enää perustetta

6. Muutokset koskevat vain Siviksen kanssa järjestettäviä koulutuksia

Nämä käytännöt koskevat koulutuksia, joissa tehdään yhteistyötä Siviksen kanssa esimerkiksi:

• koulutustuen hakemiseksi
• opintopisteiden mahdollistamiseksi
• todistusten tai koulutusmerkintöjen myöntämiseksi

Muiden koulutusten osalta nykyisiä ilmoittautumis- ja hallinnointikäytäntöjä voidaan edelleen käyttää.

7. Muutoksia myös koulutustilastointiin

SivisKampuksen käyttöönoton lisäksi koulutustilastointia uudistetaan jatkuvan tiedonkeruun mallin mukaisesti.

Kaikki* koulutukset, webinaarit ja seminaarit ilmoitetaan jatkossakin jatkuvan tiedonkeruun kautta. Samalla tavalla kuin kaikki muu järjestömme toiminta ja tapaamiset. Myös koulutukset jotka ilmoitetaan SivisKampukselle tulee raportoida Toimintaraporttiin.

*paitsi Hupsikseen viedyt koulutukset sekä Vapepan koulutukset

Lisätietoa Jatkuvan tiedonkeruun toimintamallista löytyy täältä ja suoralinkki Toimintaraporttiin täältä.