OMA:n osastojen hallintanäkymä

Osaston hallintanäkymään pääsevät vain ne henkilöt, joilla on Omassa erikseen annettu Oma-käyttäjän tai -pääkäyttäjän käyttöoikeustaso.

• Osaston hallintanäkymään pääset käyttäjäprofiilisi etusivun oikeasta yläreunasta.
• Hallintanäkymästä löydät osastoon käyttäjäprofiilin luoneet vapaaehtoiset, osaston ryhmät sekä osaston lähettämät viestit.
• Tästä näkymästä pääset myös hallinnoimaan vapaaehtoisiin ja ryhmiin liittyviä tietoja sekä lähettämään viestejä kaikille osaston toiminta-alueelle käyttäjäprofiilin luoneille sekä ryhmänvetäjiksi merkityille käyttäjille. Lisäksi pystyt suodattamaan osastosi vapaaehtoisia kiinnostuksen kohteiden ja taitojen mukaan ja lähettämään suodatetuille kohderyhmille viestejä.
• Hallintanäkymässä voit muokata osaston kuvausta sekä määrittää, kenelle ja kuinka usein ilmoitus osastosi uusista vapaaehtoisista lähetetään.
• Hallintanäkymä koostuu neljästä välilehdestä: Vapaaehtoiset, Ryhmät, Viestit ja Oikeudet. Alta voit lukea lisää eri välilehdistä.

Vapaaehtoiset

• Osastoni uudet vapaaehtoiset -listalla näet osaston toiminta-alueelle käyttäjäprofiilin luoneet vapaaehtoiset, joihin ei ole vielä otettu yhteyttä.
• Vapaaehtoisten tietoja pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan tarvittaessa klikkaamalla vapaaehtoisen nimeä.
• Vapaaehtoiset-välilehdeltä pääset myös suodattamaan osastosi vapaaehtoisia taitojen ja kiinnostuksen kohteiden mukaan.

Ryhmät

• Hallintanäkymässä pääset luomaan ja muokkaamaan osaston ryhmiä, lisäämään ryhmiin vapaaehtoisia ja merkitsemään käyttäjiä ryhmien vetäjiksi.
• Toimintaryhmät luodaan aina osaston hallintanäkymän alla. Toimintaryhmiä pääsevät luomaan ne henkilöt, joilla on osaston Oma-pääkäyttäjän käyttöoikeustaso. Ohjeet toimintaryhmän luomiseen, ryhmänvetäjän merkitsemiseen sekä ryhmän jäsenten lisäämiseen ja poistamiseen löytyvät täältä.
• Ryhmänvetäjäksi merkitty vapaaehtoinen saa oikeuden lisätä ja poistaa ryhmän jäseniä.

Viestit

• Omassa voi lähettää viestejä kaikille osaston käyttäjille sekä kaikille osaston ryhmiin ryhmänvetäjiksi merkityille käyttäjille
• Suodattamisen jälkeen pystyt lähettämään viestejä valituille kohderyhmille.

Oikeudet

• Välilehdellä voi hallinnoida osaston vastuuvapaaehtoisten käyttäjätasoja. Vastuuvapaaehtoinen, jolla on pääkäyttäjän käyttäjätaso, voi lisätä ja poistaa käyttäjän käyttäjätason toisilta vastuuvapaaehtoisilta. Vastuuvapaaehtoinen, jolla on käyttäjän käyttäjätaso, näkee koosteen siitä, kenelle osastossa on annettu käyttäjätasoja.

Osaston kuvausta muokataan osaston hallintanäkymästä klikkaamalla pientä kynän kuvaa:

 

Kuvauksessa olisi hyvä kertoa perustietoja osastosta. Kuvaukseen voi myös linkittää esimerkiksi osaston sivut (muista linkin alussa http://). Uusia vapaaehtoisia ajatellen on hyvä kertoa myös lyhyesti, miten toimintaan pääsee mukaan.

Vastuuvapaaehtoisen, jolle ilmoitus osaston uusista vapaaehtoisista lähetetään, voi asettaa tai vaihtaa osaston hallintanäkymässä kohdassa Ilmoitus uusista vapaaehtoisista klikkaamalla kynäkuvaketta:

 

Tässä kohtaa määritellään, kenelle sähköposti lähetetään ja mihin sähköpostiosoitteeseen. Käyttäjällä, jolle tieto uusista vapaaehtoisista lähtee, on oltava pääsy osaston hallintanäkymään.

Voit päättää, lähteekö ilmoitus uusista vapaaehtoisista päivittäin vai viikoittain.

Kun vapaaehtoinen luo käyttäjäprofiilin Omaan, hänen tietonsa tulevat näkyviin hallintanäkymässä Osastoni uudet vapaaehtoiset -listalle:

 

Uuteen vapaaehtoiseen kannattaa olla suoraan yhteydessä ja kertoa mahdollisuuksista toimia osastossa. Merkitse kontaktoiduksi -painike poistaa hänet uusien vapaaehtoisten listalta, jolloin muutkin osaston hallintanäkymää käyttävät voivat nähdä, että häneen on jo oltu yhteydessä. Merkitse kontaktoiduksi -painikkeen saa näkyviin klikkaamalla vapaaehtoisen kortin auki.

Merkitse kontaktoiduksi -painikkeen painamisen jälkeen vapaaehtoinen näkyy listalla kontaktoituna, kunnes käyttäjä lataa sivun uudelleen. 

Klikkaamalla vapaaehtoisen kortin uudelleen auki ennen kuin on päivittänyt sivun pääsee tarvittaessa perumaan toiminnon ja merkitsemään hänet jälleen kontaktoimattomaksi. 

Muistutuksena, että vapaaehtoinen saa aina itse valita osaston, jossa haluaa toimia vapaaehtoisena. Vapaaehtoinen voikin toimia vapaaehtoisena eri osastossa kuin missä hänen jäsenyytensä on. 

Tutustu myös: Uusien vastaanotto osastoille.pdf

Hallintanäkymän kautta kohdasta Viestit on mahdollista lähettää viestejä

• kaikille osaston käyttäjille,
• osaston ryhmänvetäjiksi merkityille käyttäjille tai
• suodatetulle joukolle vapaaehtoisia.

Lähetetyt viestit tulevat näkyviin käyttäjäprofiilin etusivulle kohtaan Viestit. Viestiä lähettäessä voit valita, lähetetäänkö se myös vastaanottajien sähköpostiin. Viestejä voivat lähettää kaikki, joilla on hallintanäkymän käyttöoikeus.

Kaikille osaston käyttäjille ja ryhmänvetäjille lähetetyt viestit näkyvät osaston hallinnassa kohdassa Viestit. Suodatetulle joukolle lähetetyt viestit eivät jää hallintanäkymään talteen.

Mene osaston hallintanäkymään ja klikkaa kohdasta Suodata vapaaehtoisia:

 

Tee halutut suodatukset ja paina Suodata. Täppää sen jälkeen kohdasta Valitse kaikki tai niiden henkilöiden kohdalta, joille haluat lähettää viestin. Klikkaa vapaaehtoisten nimien yläpuolella olevaa Lähetä viesti -painiketta:

 

Tämän jälkeen valitse Lähetä viesti valituille henkilöille. Näet valitsemasi vapaaehtoiset ja voit nyt kirjoittaa haluamasi viestin:

 

Voit halutessasi lähettää viestin myös vapaaehtoisten sähköpostiin. Viestiin voi laittaa esimerkiksi myös linkin tapahtumaan/koulutukseen, ohjauksen Oman ryhmään tai sähköpostiosoitteen, johon toivoo vastauksia.

Viestin lähettäjä ei toistaiseksi näe itse lähettämäänsä viestiä lähetyksen jälkeen.

Tehtyjen suodatusten tyhjentäminen onnistuu Vapaaehtoiset-välilehdeltä kohdasta Tyhjennä.

Kaikille uusille vapaaehtoisille, jotka kirjautuvat Omaan ensimmäisen kerran, lähtee Omasta automaattinen tervetuloa-viesti. Viesti huomioi vapaaehtoisen kiinnostuksen kohteet ja tarjoaa toimintaa niiden mukaan. Viestejä on viisi erilaista, joista neljässä huomioidaan kiinnostuksen kohteet. Viides on yleisviesti niille, joiden profiili ei sovi muiden viestien ennalta määriteltyihin rajauksiin. Englanninkielisille käyttäjille lähtee ainoastaan yleisviesti. Viesteissä on huomioitu järjestön käynnissä olevat operaatiot ja kampanjat, esim. Nälkäpäivä-keräys.

Viesteissä kerrotaan yleisesti vapaaehtoisena toimimisesta Suomen Punaisessa Ristissä ja ohjataan etsimään tapahtumia. Automaattiset viestit eivät poista tarvetta osastokohtaisiin kontaktointeihin.

Oman suomenkieliset automaattiset viestit on koottu seuraavalle tiedostolle: Oman automaattiviestit, suomi.pdf