OMA:n käyttöönoton vaiheet osastossa
Jokaisen osaston on tärkeää käyttää Oma Punaista Ristiä. Oman kautta pystyt ottamaan osastosi uudet vapaaehtoiset vastaan, koordinoimaan toimintaa, luomaan toimintaryhmiä, suodattamaan vapaaehtoisia sekä lähettämään viestejä osastosi vapaaehtoisille. Jos osastosi ei vielä käytä Oma Punaista Ristiä, käyttöönotto on helppoa seuraamalla alla olevia ohjeita. Käyttöönoton jälkeen on tärkeää muistaa hyödyntää Omaa aktiivisesti sekä perehdyttää osaston uudet vastuuvapaaehtoiset sen käyttöön.
Valitkaa osastollenne Oma-pääkäyttäjä ja pyytäkää hänelle käyttöoikeus piirin työntekijältä. Lisää Oman käyttäjätasoista voi lukea täältä.
Osaston Oma-pääkäyttäjän valinnasta tulee tehdä osaston hallituksen päätös. Piirin tuella järjestetään Oma-pääkäyttäjille tai koko osastolle tarvittava koulutus tai perehdytys, jossa tutustutaan Oman toimintaominaisuuksiin. Koulutuksia voidaan järjestää myös alueellisesti tai käyttöön voidaan perehtyä aloitustyöpajan yhteydessä.
Osaston pääkäyttäjä antaa käyttöoikeudet Omassa niille henkilöille, joiden on nähtävä vapaaehtoisten tietoja ja pystyttävä luomaan toimintaryhmiä.
Luodaan osastolle toimintaryhmät ja merkitään niille ryhmänvetäjät. Varmistetaan, että ryhmänvetäjät osaavat käyttää Omaa. Lisätietoa Oman käytöstä vastuuvapaaehtoisen näkökulmasta löydät täältä.
Sovitaan, kuka tai ketkä vastaanottavat vapaaehtoiset Omassa. Lisää uusien vapaaehtoisten vastaanottamisesta voi lukea täältä: Uusien vastaanotto osastoille.pdf
Sovitaan keskeisistä käyttäjärooleista sekä luodaan ensimmäiset tapahtumat. Kannustetaan kaikkia osaston vastuuvapaaehtoisia hyödyntämään ryhmiä ja tapahtumia.
Tiedotetaan kaikkia osaston vapaaehtoisia ja jäseniä siitä, että heidän tulee luoda käyttäjäprofiilit Omaan.
Uusille vapaaehtoisille Oma on luonteva kanava tulla mukaan osaston toimintaan. Järjestelmän käyttö vaatii kuitenkin sen, että myös nykyiset vapaaehtoiset tietävät Oman olemassaolosta ja ovat motivoituneita luomaan sinne profiilin. Oman käyttöönotossa onkin tärkeää muistaa erityisesti viestintä osaston eri kanavia, kuten osaston sivuja, Facebook-sivuja, sähköpostia sekä koulutuksia ja muita tapaamisia hyödyntäen. Epävarmoille tietokoneen käyttäjille tarvittaessa järjestettävät tukipajat ovat myös hyödyllisiä.
Vapaaehtoiset, jotka pääsevät osaston hallintanäkymään, näkevät kaikkien osastonsa vapaaehtoisten vapaaehtoiskortit kokonaisuudessaan. Tietoja on käsiteltävä aina luottamuksellisesti ja tarkoituksenmukaisesti.
Oma-pääkäyttäjä
- On Oman pääkäyttäjä ja tukihenkilö osastossa
- Vastaa osaston Oma-käytön kokonaiskuvan seuraamisesta
- Toimii yhteyshenkilönä piirin suuntaan Omaan liittyvissä asioissa
Käyttäjäprofiilin luoneiden vapaaehtoisten vastaanottaja, esim. jäsenmestari
- Ottaa yhteyttä uusiin Omaan rekisteröityneisiin vapaaehtoisiin ja merkitsee heidät kontaktoiduiksi
Toimintaryhmien ryhmänvetäjät
- Ottavat yhteyttä toimintaryhmiin jäsenyyttä hakeneisiin (jos eivät tunne heitä entuudestaan) ja lisäävät heidät jäseniksi ryhmään
- Viestivät toimintaan liittyvistä asioista ryhmässään ja luovat tapahtumia Omaan
Muut vastuuvapaaehtoiset
- Ymmärtävät Oman toimintaperiaatteet
- Tilanteen ja tarpeen mukaan viestivät vapaaehtoisille Oman kautta sekä luovat tapahtumia
OMA:n tukisivut
